Was ist ein Ausbildungsnachweis?

In Deutschland wird im sogenannten Ausbildungsrahmenplan genau festgelegt, welche Kenntnisse und Fähigkeiten die Auszubildenden während der Ausbildung erlernen. Das dient zur Sicherstellung einer gewissen Ausbildungsqualität und der Vergleichbarkeit. Denn wenn jemand, der in Unternehmen A eine Ausbildung macht, ganz andere Ausbildungsinhalte hat, als jemand in Unternehmen B, würde das zu vielen Schwierigkeiten führen.

Das Führen des Ausbildungsnachweises dient der Dokumentation des inhaltlichen und zeitlichen Ablaufs der Ausbildung und sollte einen klaren Bezug zu den Inhalten des Rahmenplans aufweisen. Ohne das Berichtsheft vorzulegen, wird man nicht zur Abschlussprüfung zugelassen. Das ist sogar gesetzlich im Berufsbildungsgesetz (§ 43 I Nr. 2 BBiG) und der Handwerksordnung (§ 36 I Nr. 2 HwO) geregelt.

Das Führen des Nachweises gehört zu den Pflichten der Auszubildenden im Rahmen ihrer Ausbildung (§ 13 Nr. 7 BBiG). Dort wird dann täglich oder wöchentlich zusammenfassend festgehalten, was die Inhalte der Ausbildung waren. In regelmäßigen Abständen wird der Nachweis dann dem Ausbilder oder der Ausbilderin zur Überprüfung vorgelegt. Manchmal wird der Nachweis auch der Berufsschule zur Kenntnis gegeben. Bei minderjährigen Auszubildenden empfiehlt das Bundesinstitut für berufliche Bildung (BIBB) zudem, den Nachweis auch den Erziehungsberechtigten in regelmäßigen Abständen zur Kenntnisnahme zu geben. 

Ausbildungsnachweis führen: So geht es richtig

Wenn der Ausbildungsnachweis dazu dient, die Inhalte der Ausbildung zu dokumentieren, ist doch alles ganz klar, oder? Wir schreiben auf, was in der Ausbildung passiert. Aber... auf Papier? Am PC? Und wie oft? Jeden Tag? Einmal im Halbjahr? Wir müssen also doch genauer hinschauen.

Analog oder digital: Wie wird der Ausbildungsnachweis geführt?

Die frühere Bezeichnung des Ausbildungsnachweises als Berichtsheft leitet sich daher ab, dass es genau das war: Ein Bericht über den Ablauf der Ausbildung, der handschriftlich in einem Heft oder als Blattsammlung in einem Ordner geführt wurde. Dieses klassische Heft findet man heute zunehmend weniger.

Wie genau der Ausbildungsnachweis geführt wird, regeln die einzelnen Ausbildungsunternehmen unterschiedlich. Grundsätzlich kann der Nachweis schriftlich oder elektronisch geführt werden, wobei schriftlich ganz klassisch per Hand geschrieben bedeutet. Der elektronische Nachweis kann unterschiedlich erbracht werden:

Nicht für alle Berufe stehen schon App-Lösungen bereit, aber für einige handwerkliche Berufe gibt es diese Möglichkeit. Zum Beispiel gibt es eigene Apps für Dachdecker:innen oder Friseure und Friseurinnen. Einen Überblick hierzu bietet der Zentralverband des deutschen Handwerks (ZDH).  

Zeit und Rhythmus: Wann und wie oft muss der Ausbildungsnachweis geführt werden?

Wie häufig der Nachweis geführt werden muss, entscheidet das Ausbildungsunternehmen. Das Bundesinstitut für berufliche Bildung (BIBB) empfiehlt aber, dass die Nachweise mindestens wöchentlich geführt werden sollten. In einigen Berufen und Unternehmen, vor allem im gewerblich-technischen Bereich, sind auch tägliche Nachweise üblich.

Das ausbildende Unternehmen ist verpflichtet, den Auszubildenden die Möglichkeit zu geben, ihren Nachweis ordnungsgemäß zu führen. Dazu gehört die entsprechende Infrastruktur (also z.B. der Zugang zum PC mit entsprechender Software, wenn der Nachweis elektronisch geführt werden soll), aber auch die Zeit. Der Ausbildungsnachweis soll nämlich während der Ausbildungszeit geschrieben werden, nicht nach Feierabend zu Hause.

Umfang und Inhalte: Was gehört in den Ausbildungsnachweis?

Nachdem wir nun wissen, wie und wie oft der Ausbildungsnachweis geschrieben werden soll, fehlt noch eine ganz wichtige Information: Das "Was". Was soll denn nun eigentlich drin stehen?

Das Berichtsheft ist eine Zusammenfassung dessen, was inhaltlich während der Ausbildung im Betrieb abläuft. Man schreibt dort also mindestens stichwortartig auf, was während des Zeitraums (Woche oder Tag) in der Ausbildung passiert ist:

Wenn die Berufsschule im Blockunterricht stattfindet, werden auch für diese Zeiträume Ausbildungsnachweise geschrieben. Dort werden dann die Themen des Berufsschulunterrichts festgehalten.

Aus den Nachweisen sollte auch der ungefähre Zeitaufwand bzw. die Dauer der Tätigkeiten hervorgehen. Auch Urlaubs- oder Krankheitszeiten sollten der Vollständigkeit halber vermerkt werden.

Wichtig ist: Der Ausbildungsnachweis ist kein Tagebuch. Es geht darum, dass nachvollziehbar ist, welche Inhalte und Kenntnisse während der Ausbildung vermittelt werden - interne Informationen aus dem Unternehmen oder Klatsch und Tratsch gehören hier nicht hin.

Mehr als ein Pflichtprogramm: Ausbildungsnachweis nutzen

Für viele Auszubildenden - und auch Ausbilder:innen - ist das Führen des Ausbildungsnachweises ein notwendiges Übel. In der Praxis ist es doch häufig so: Azubis schreiben die Nachweise mehr schlecht als recht, weil sie eben müssen und Ausbilder:innen werfen, wenn überhaupt, einen müden Blick darauf und geben frei. Das ist für alle Beteiligten wenig befriedigend.

Dabei bietet der Ausbildungsnachweis eigentlich eine super Gesprächsgelegenheit. Deshalb hier ein paar Impulse, um die Nachweise so zu nutzen, dass sie mehr werden, als nur ein reines Pflichtprogramm.

Erwartungsmanagement

Azubis sollten ganz genau wissen, was in den Nachweisen von ihnen erwartet wird. Warum muss ich das machen? Was ist das Ziel? Was ist der Umfang?

Ein beispielhafter Nachweis von einer Woche kann für neue Azubis besonders hilfreich sein.

Und es sollte ganz klar sein, dass ein Ausbildungsnachweis kein Roman werden muss. Es muss keine literarische Meisterleistung erbracht werden, stichwortartige Zusammenfassungen sind ausreichend, solange sie aussagekräftig sind. 

Rückmeldung geben und Gespräche führen

Niemand arbeitet gerne für den Papierkorb. Die Auszubildenden sollten das Gefühl haben, dass die Arbeit, die sie ins Schreiben der Nachweise stecken, auch gesehen wird.

Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, immer einmal wieder Feedback zu den Nachweisen zu geben. Das muss nicht immer schriftlich oder super ausführlich sein. Es sollte einfach das Gefühl vermitteln, dass die Nachweise auch gelesen werden.

Vernünftig geführte Ausbildungsnachweise sind außerdem eine großartige Grundlage für regelmäßige Gespräche zum Fortschritt der Ausbildung.

Feedback integrieren

Klar, in den eigentlichen Nachweis gehört kein Feedback zur Ausbildung.

Aber was spricht denn gegen eine kurze zusätzliche Abfrage vom wöchentlichen Stimmungsbild? Das kann so einfach sein wie: Wenn die Azubis den Nachweis zuschicken, schicken sie gleich ein Emoji mit. Oder eine Ampel. Oder irgendeine andere Form der Stimmungsmitteilung.

Diese Rückmeldung können Ausbilder:innen dann wiederum zusammen mit den Inhalten aus dem Nachweis in regelmäßigen Gesprächen nutzen, um zu erfragen, wo ggf. Schwierigkeiten oder Unterstützungsbedarf bestehen.

Fortschritte festhalten

Der Mensch ist ein "Augentier" - was wir sehen, können wir uns besser einprägen und besser verstehen. Das Dokumentieren der Lernfortschritte mithilfe der Ausbildungsnachweise kann deshalb eine gute Möglichkeit zur Motivation auf Durststrecken während der Ausbildung sein.

Dazu reicht es beispielsweise, sich den Ausbildungsrahmenplan (oder die kondensierte betriebsinterne Version davon) zu nehmen und die erledigten Bausteine anhand der Ausbildungsnachweise gemeinsam im Gespräch grün zu markieren. Das führt oft zum Erlebnis: Ach, ich habe ja doch schon Einiges gemacht und gelernt. Oder: Achso, deshalb musste ich das machen!